Veranstaltungsordnung

Veranstaltungsordnung
des Kleingärtnervereins Am Ostbach e. V.

§ 1 Zweck der Ordnung
(1) Diese Veranstaltungsordnung regelt die Planung, Durchführung, Organisation, Finanzierung und Abrechnung von internen Vereinsveranstaltungen.
(2) Sie dient der:
- Förderung des Vereinslebens und des Gemeinschaftsgefühls,
- rechtssicheren und transparenten Organisation,
- klaren Zuständigkeits- und Haftungsabgrenzung,
- ordnungsgemäßen Verwendung von Vereinsmitteln.
(3) Die Ordnung konkretisiert die Satzung, den Geschäftsverteilungsplan sowie die Finanzordnung und begründet keine eigenständigen Rechte oder Pflichten über diese hinaus.
§ 2 Geltungsbereich und Begriffsbestimmungen
(1) Diese Ordnung gilt für alle internen Vereinsveranstaltungen.
(2) Interne Vereinsveranstaltungen sind vereinsinterne Zusammenkünfte mit sozialem, kulturellem oder gemeinschaftsförderndem Charakter, die ausschließlich oder überwiegend für Vereinsmitglieder und deren Angehörige bestimmt sind und keine gewerbliche oder kommerzielle Außenwirkung entfalten.
(3) Hierzu zählen insbesondere (nicht abschließend):
- Sommerfest
- Osterfeuer
- Kartoffelfest
- Halloweenfest
- Erntefeste
- Jubiläums- und Dankeschönveranstaltungen
- Helfer- und Ehrenamtsfeiern
(4) Keine internen Vereinsveranstaltungen im Sinne dieser Ordnung sind:
- Mitgliederversammlungen,
- Arbeitseinsätze,
- öffentliche oder kommerzielle Veranstaltungen.
§ 3 Grundsatz der Genehmigung
(1) Jede interne Vereinsveranstaltung bedarf eines vorherigen Beschlusses des Leitungsteams.
(2) Der Beschluss muss mindestens enthalten:
- Art und Zweck der Veranstaltung,
- Zeitraum oder Termin,
- verantwortliche Funktionsrolle,
- maximales Budget,
- besondere Auflagen (z. B. Feuer, Technik, Ausschank).
(3) Ohne Genehmigungsbeschluss dürfen keine organisatorischen oder finanziellen Maßnahmen getroffen werden.
§ 4 Zuständigkeiten – Organisation
(1) Die Planung, Organisation und Durchführung interner Vereinsveranstaltungen obliegt der Funktionsrolle Kommunikation & Vereinsleben.
(2) Diese Zuständigkeit umfasst insbesondere:
- organisatorische Vorbereitung und Ablaufplanung,
- Koordination von Helferinnen und Helfern,
- Information der Mitglieder,
- Einhaltung von Haus- und Platzordnung sowie Ruhezeiten,
- Abstimmung mit weiteren Funktionsrollen,
- Dokumentation der Veranstaltung.
(3) Die Funktionsrolle ist nicht berechtigt, den Verein rechtsverbindlich nach außen zu vertreten oder Verträge abzuschließen.
§ 5 Zuständigkeiten – Finanzen und Budget
(1) Die finanzielle Planung, Budgetüberwachung und Abrechnung obliegt der Funktionsrolle Verantwortliche / Verantwortlicher für Finanzen.
(2) Für jede Veranstaltung ist ein verbindliches Budget festzulegen.
(3) Ausgaben dürfen ausschließlich:
- im Rahmen des genehmigten Budgets,
- nach Maßgabe der Finanzordnung,
- und nur für vereinsbezogene Zwecke erfolgen.
(4) Kein genehmigtes Budget → keine Ausgaben.
(5) Einnahmen aus Veranstaltungen (z. B. Beiträge, Spenden) fließen ausschließlich dem Verein zu.
§ 6 Budgetarten
(1) Es wird unterschieden zwischen:
a) Regelveranstaltungen
(z. B. jährlich wiederkehrende Feste)
→ Budget als Pauschalansatz im Haushaltsplan
b) Sonderveranstaltungen
(z. B. Jubiläen, einmalige Feiern)
→ Einzelbudget durch gesonderten Beschluss
(2) Budgetüberschreitungen sind unzulässig und bedürfen eines erneuten Beschlusses des Leitungsteams.
§ 7 Finanzielle Grundsätze
(1) Alle Einnahmen und Ausgaben sind vollständig, wahrheitsgemäß und belegbar zu dokumentieren.
(2) Barzahlungen sind auf Ausnahmefälle zu beschränken.
(3) Private Vorleistungen erfolgen nur nach vorheriger Zustimmung der verantwortlichen Person für Finanzen.
(4) Sachspenden sind wertmäßig zu dokumentieren.
(5) Eine Gewinnerzielung ist ausgeschlossen.
§ 8 Sicherheit, Ordnung und Haftung
(1) Bei allen Veranstaltungen sind die Haus- und Platzordnung sowie die ergänzende Gartenordnung einzuhalten.
(2) Besondere Risiken (z. B. offenes Feuer, Technik, Musik, Alkoholausschank) bedürfen einer ausdrücklichen Genehmigung des Leitungsteams.
(3) Weisungen des Leitungsteams und beauftragter Personen sind zu befolgen.
(4) Veranstaltungen begründen keine dauerhaften Nutzungs- oder Sonderrechte.
§ 9 Dokumentation und Abrechnung
(1) Nach Abschluss der Veranstaltung sind zu dokumentieren:
- Art und Datum der Veranstaltung,
- ungefähre Teilnehmerzahl,
- Einnahmen und Ausgaben,
- besondere Vorkommnisse.
(2) Die finanzielle Abrechnung erfolgt zeitnah durch die verantwortliche Person für Finanzen.
(3) Die Abrechnung ist dem Leitungsteam zur Kenntnis zu geben.
§ 10 Datenschutz und Kommunikation
(1) Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich nach Maßgabe der Datenschutzordnung.
(2) Veröffentlichungen von Bildern, Videos oder Berichten erfolgen nur gemäß Kommunikations- und Digitalordnung.
§ 11 Inkrafttreten
Diese Veranstaltungsordnung tritt mit Beschluss des Leitungsteams in Kraft.
Sie ist den Mitgliedern in geeigneter Weise zugänglich zu machen.